Elektronisk Dokumenthåndtering

Hvad er elektronisk dokumenthåndtering?

Dette drejer sig i hovedsagen om, at håndtere dokumenter, der ellers tidligere blev håndteret i papirform, som elektroniske computer filer (enten i stedet for, eller tillige med, at anvende de faktiske papir dokumenter).

Hvorfor?

De umiddelbare fordele er:

• Det vil blive forholdsvis let for alle medarbejdere at finde et givent dokument til enhver tid, da alle dokumenter kan opbevares på et fælles drev på netværket.
   
• Det vil blive let at udveksle dokumenter med andre, også via e-mail og altså dermed ud af bygningen (til medlemmer eller myndigheder, for eksempel).
   
• Flere mennesker vil have adgang til de samme dokumenter samtidigt. Ved fravær (syge eller ferie) vil det være lettere for andre at finde dokumenter, som den fraværende er i gang med.
   
• Det muliggør, at I kan lave en daglig backup af alle jeres dokumenter, således at de er beskyttet i tilfælde af brand eller lignende (som det er nu ville alle jeres papirdokumenter sandsynligvis gå tabt, hvilket selvsagt ville være en katastrofe oveni en katastrofe).
   
• Dokumenter vil ikke længere kunne forsvinde sporløst (tabt bag en radiator eller smidt væk ved et uheld).
   
• Det vil gøre det muligt at søge efter dokumenter med at givent indhold og dermed gøre hele jeres arkiv til en værdifuld vidensdatabase med lettilgængelig information. I vil kunne gennemsøge hele jeres arkiv efter et eller flere bestemte ord (lige som man gør på en søgemaskine på Internettet) og få vist dokumenterne der indeholder dem.
   
• Det vil give mulighed for at indføre en elektronisk papir-rute igennem firmaet i stedet for at håndtere de fysiske papirer. Dette kan man dog sagtens vente med indtil medarbejderne er blevet fortrolige med tanken.

Ring til os for at høre nærmere om dette på 2026 1188.